1. Application du règlement
1.1. Le présent règlement s’applique dans toutes les activités dans quelques lieux que ce soit organisé par l’ ASBL PASSEPORT, dont les statuts sont publiés au Moniteur Belge.
Il s’applique à toutes les personnes fréquentant les activités en y étant inscrit, ainsi que les parents des jeunes, qui sont présumés avoir pris connaissance du présent règlement.
Le présent règlement s’applique également en dehors du cadre des activités lorsque les accompagnateurs réalisent des tâches pour l’ASBL ou conduisent les véhicules.
1.2. Toute personne fréquentant l’ASBL, comme jeune, comme parents de jeune ou comme accompagnateur, est présumée avoir pris connaissance du présent règlement, y avoir adhéré, et s’être engagée à en respecter toutes et chacune des dispositions.
1.3. Sauf disposition particulière, n’est reconnu comme accompagnateur que les participants majeurs encadrant les activités de l’ASBL. Ceux-ci doivent avoir pris connaissance et accepter de suivre les recommandations indiquées dans le manuel de l’accompagnateur. La liste des accompagnateurs est disponible sur le site de l’ASBL.
2. Finalités et Exclusions
2.1. Les activités de Passeport ASBL sont exclusivement destinées à la pratique d’activités tels que reprises sur la liste des activités publiées sur le site de l’ASBL, à l’exclusion de toutes autres activités de nature commerciale ou autre.
Toute personne fréquentant les activités ne peut leur donner aucune autre destination que celle pour laquelle elle a été organisée, ni les détourner en quoi que ce soit de leur finalité; il est tenu d’obéir à toutes les instructions données par les accompagnateurs pour le bon déroulement de celle-ci.
2.2. Les accompagnateurs et administrateurs de l’ASBL sont bénévoles, ils ne peuvent tirer aucun profit direct ou indirect de l’argent versé à l’ASBL ainsi que des véhicules et matériels de l’ASBL. A ce titre, ils ne peuvent être considéré comme faisant l’objet d’un contrat de travail. Aucune rémunération ne sera versée par l’ASBL, les seuls remboursements seront effectués moyennant souche ou preuve écrite de la dépense effectuée pour l’ASBL et sous la condition de l’approbation par le trésorier.
2.3. Les activités indiquées dans le programme peuvent être modifiée en cas d’imprévu (voir météo, absence d’un moniteur extérieur à l’ASBL, location de matériel impossible,…) ou si les conditions de sécurité ne peuvent plus être garantie. Une activité alternative sera alors organisée par les accompagnateurs présents.
3. Police générale – Ordre – Tranquillite – Moralite – Propreté
3.1. Toute personne fréquentant l’ASBL à quelque titre que ce soit est priée de s’astreindre au langage le plus correct et à une tenue décente; ainsi, toute personne qui, par son comportement, nuirait à la bonne tenue ou au bon fonctionnement de l’ASBL, ou qui ne respecterait pas les prescriptions réglementaires et recommandations qui lui seraient faites par toute personne qualifiée, pourrait se voir infliger des sanctions prévues au point 4.1.
La propreté du matériel mis a disposition, ainsi que des véhicules doit être impérativement respectée. Le jeune veuille également au respect de la nature sous toutes ses formes, il doit veiller à laisser, si possible, son environnement plus propre que l’état dans lequel il l’a trouvé.
3.2. Les gsm sont interdit durant toutes les activités de l’ASBL, exceptés ceux des organisateurs de l’activité et des accompagnateurs nécessaires au bon déroulement de celle-ci. Si un gsm est retrouvé chez un jeune durant l’activité, les sanctions du point 4 sont d’application.
3.3. Les consoles de jeux, lecteur MP3 et autre appareil électronique sont proscrite, les sanctions du point 4.1. s’appliquent.
3.4. Boissons alcoolisés ainsi que le tabac sous toutes ses formes sont également proscrits, les sanctions du point 4.1. s’appliquent.
3.5. La même mesure est d’application pour les drogues, si ce n’est que la découverte de celles-ci entrainent le renvoi de l’activité en cours et l’interdiction de participer aux raids d’été. D‘autres sanctions peuvent aussi être appliquées conformément au point 4.
4. Sanctions
4.1. Toute personne transgressant les dispositions du présent règlement encourra les mesures suivantes :
* avertissement, écrit ou verbal au participant et/ou aux parents du participant en question par un des accompagnateurs ou l’accompagnateur responsable.
* Renvoi de l’activité en cours du participant par l’accompagnateur responsable en consultation avec les autres accompagnateurs présents. Pour le renvoi de participants mineurs, les parents seront notifiés et priés de s’arranger dans les plus brefs délais pour venir chercher le participant. Un renvoi en cours d’activité n’est que justifié si la personne concerné par le renvoi empêche, par ses actions ou son comportement, toute possibilité de continuation de l’activité dans des conditions normales (voir point 3).
* interdiction temporaire de participer à certaines activités ou raids, par les administrateurs en consultations avec le chef de staff et les accompagnateurs présents à l’activité.
* exclusion pure et simple de l’ASBL sous réserve de l’approbation par l’assemblée générale et d’une audition de la personne concernée, ainsi que de ses parents si la personne concernée est mineure.
* si la faute concerne un objet de la section 3.2. ou 3.3. ,la carte sim et/ou les batteries seront confisquées pour une durée de 1 semaine et pourront être récupérés au QG de l’ASBL, 142 avenue A.J. Slegers, 1200 Woluwe Saint Lambert.
4.2. Toute sanction prononcée conformément aux dispositions de l’article 4.1. sera notifiée à l’autorité responsable de l’activité à laquelle participait la personne sanctionnée, ainsi qu’au président et au chef de staff.
En cas de désaccord entre l’ASBL et les parents sur la sanction à appliquer, le litige sera alors soumis dans le mois des faits à l’assemblée générale.
4.3. Les diverses sanctions évoquées à l’article 4.1. emportent ipso facto l’annulation à due concurrence du titre (activités suivantes, raids…) ceci sans qu’un quelconque droit à remboursement ne naisse dans le chef de l’intéressé.
5. Responsabilités
5.1. Toutes les activités de l’ASBL sont couvertes par une assurance : soit celle de l’organisme participant (CAB, salle de sport, club sportif), soit par celle de l’ASBL. Les raids sont couverts par l’assurance de l’ASBL, mais une assurance complémentaire, propre au participant peut également être demandé.
5.2. Chaque personne est tenue pour responsable de ses affaires, Passeport décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation quelconque que ce soit pendant l’activité ou en dehors de celle-ci, pour les effets appartenant au jeune ou à l’accompagnateur.
En toute hypothèse, l’ASBL décline toute responsabilité quelconque en cas de vol, perte, dégradation, détérioration quelconque d’objets personnels, vêtements, espèces, valeurs, ou autres, de matériel appartenant à des personnes fréquentant les activités ou s’y trouvant à quelque titre que ce soit, l’ASBL n’assumant aucun devoir de garde et de surveillance en qualité de dépositaire ou autres à l’exception des espèces et des médicaments confiés à la surveillance des accompagnateurs en début de raid, il s’agit du seul devoir de surveillance des accompagnateurs.
5.3. En cas d’accident ou autre, un accompagnateur a le droit de prendre des décisions concernant le point de vue médical du jeune selon les conseils des médecins si les parents sont injoignables.
5.4. Les accompagnateurs ont l’obligation de suivre une formation organisée par la Croix-Rouge, organisé une fois l’an par l’ASBL, avant les raids.
5.5. Les médicaments peuvent être confiés à l’accompagnateur, avec écrit mentionnant la posologie. Pour les activités à l’étranger, une prescription indiquant ces médicaments doit aussi être fournie.
5.6. Tout accompagnateur a la responsabilité et a le pouvoir d’arrêter une activité en cours si il estime que les conditions de sécurité ne sont pas celle que l’on peut attendre normalement lors de ce type d’activité. Une activité alternative sera alors mise en place par les accompagnateurs.
5.7. Pour les activités Passeport Expé organisées par les participants, l’ASBL décline toute responsabilité pour le budget de l’activité. Celui-ci est à la charge complète de l’ensemble des participants (ou de leur responsables légaux) selon les modalités convenues entre eux.
6. Inscriptions et remboursements
6.1. Les inscriptions, se font exclusivement auprès du préposé aux inscriptions, à l’adresse e-mail mentionné sur le site et dans les carnets de raid et d’activités et ne sont acceptées qu’en fonction des disponibilités de l’activité;
* En cas de manque de place, les inscriptions plus anciennes seront privilégiées, si des places supplémentaires sont accordés, elles se rempliront par les inscriptions restantes et également par ordre d’ancienneté; le critère servant à départager des inscriptions simultanés sera la participation ou non à d’autres activités.
6.2. Si un payement n’est pas effectué avant la date limite, l’inscription est perdue au profit du premier de la liste d’attente. Les seuls payements valables sont ceux effectués par virement bancaire sur le compte de l’ASBL avec mention du nom du jeune et de la/les activité(s) ou raid(s).
6.3. Le remboursement des sommes en cas de désinscription après clôture des inscriptions n’est effectué que si la désinscription a été faite au moins 10 jours ouvrables avant l’activité (hors raid) ou 3 semaines avant les raids (l’acompte n’est remboursable en aucun cas). Après cette limite, un remboursement ne sera admis que moyennant un certificat médical ou circonstances familiales exceptionnelles.
6.4 En cas de modification d’activité, un remboursement partiel pourra être demandé par les participants si les coûts de la nouvelle activité sont inférieurs aux coûts de l’activité prévue moins les frais généraux (calculé sur base des frais généraux encouru lors de l’exercice précédent divisé par le nombre d’activité de ce même exercice). La demande devra être faite par mail au trésorier ou par courrier au siège social de l’ASBL endéans les trois semaines suivant la fin de l’activité. Le remboursement est également possible sur décision du président ainsi que du chef de staff de l’activité concerné.
Pour les raids, les activités sont en soi variables et dépendent de la météo et des conditions sur le lieu du raid. Un remboursement ne peut être demandé sous prétexte que le programme n’a pu être suivi à la lettre.
7. Respect des Horaires
7.1. Les activités sont réputées commencer à l’heure prévue et indiquée sur le site internet de l’ASBL et renseigné dans le mail envoyé avant l’activité, si un jeune ou un accompagnateur arrive après le départ des véhicules, il sera réputé non participant, et non remboursable.
8. Matériel et Equipements mis à disposition par l’asbl
8.1. Toute personne utilisant du matériel mis à sa disposition par l’ASBL ne peut lui donner aucune autre destination que celle pour laquelle l’autorisation lui a été accordée, ni les détourner en quoi que ce soit de leur finalité; il est tenu d’utiliser en bon père de famille le matériel sportif mis à sa disposition.
8.2. Tous ces matériels et équipements doivent impérativement être rangés après chaque utilisation, et ce endéans la plage horaire de l’activité.
8.3. Sous peine d’en être rendu personnellement responsable, tout utilisateur est invité à informer immédiatement l’accompagnateur, de toute défectuosité ou dégradation constatée aux matériels et équipements en ce compris les véhicules de l’ASBL.
8.4. Toutes détériorations, dégradations, disparitions … volontaires ou involontaires affectant les matériels et équipements seront portées en compte à charge des utilisateurs responsable.
9. Matériel et Equipements mis à la disposition de l’asbl
9.1. Tout matériel ou équipement spécifique nécessaire à la pratique d’une activité particulière à l’ASBL ne peut y être introduit que moyennant autorisation formelle et expresse du responsable de l’activité.
9.2. L’accompagnateur responsable de l’activité sera responsable de la mise à disposition de ce matériel par l’ASBL au participant.
9.3. Toute location, achat,… de matériel ou équipement lors d’une activité de l’ASBL doit se faire en accord avec l’administrateur responsable (trésorier) et/ou avec le président au risque de ne pas se faire rembourser.
10. Véhicules de l’asbl.
10.1. Les seules personnes autorisé à conduire les véhicules de l’ASBL durant les activités sont les accompagnateurs pouvant se prévaloir de 6 mois de permis B définitif.
10.2. Les seules personnes autorisé à conduire les véhicules de l’ASBL durant les raids sont les accompagnateurs pouvant se prévaloir d’un an de permis B définitif.
10.3. Avant de pouvoir conduire n’importe quel véhicule de l’ASBL, à quelque moment que ce soit, l’accompagnateur doit effectuer un test pratique de conduite sous la surveillance du président de l’ASBL ou d’une personne choisie par lui.
10.4. Aucun jeune ne sera jamais autorisé, quelque soit les circonstances, à conduire les véhicules, sous peine de sanction du point 4.
11. Photos et vidéos de membres et accompagnateurs.
11.1 Les photos et vidéos des membres et accompagnateurs prises lors des activités Passeport ASBL, que nous possédons ou qui nous ont été envoyées, sont susceptibles d’êtres utilisées à des fins d’illustration et de valorisation de Passeport ASBL. En aucun cas, l’ASBL ne cédera des photos à des tiers en dehors de l’ASBL.
Si l’inscription à une activité Passeport ASBL vaut pour accord à cette règle, chaque membre peut à tout moment refuser ou mettre fin à la publication d’une photo ciblée ou d’un film où il figure.
12. Modification du présent règlement.
12.1. Le présent règlement s’applique à dater du vingt-six avril deux mille quinze, jusqu’à abrogation.
12.2. Le conseil d’administration est seul compétent quant à l’interprétation, l’application ou la modification dudit règlement, en cas de litige entre les parents et l’ASBL vis à vis d’un des points du règlement, le conseil d’administration sera seul compétent.
12.3. En cas de litige les seuls tribunaux compétents seront ceux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles – Capitale.
13. Disposition diverses.
13.1. Tout participant (jeune et accompagnateur) à une activité ou à un raid de l’ASBL est considéré avoir pris connaissance et avoir accepté le présent règlement, ainsi que ses parents, à cette fin le présent règlement sera disponible sur le site de l’ASBL et mentionné au moment de toute inscription à une activité ou à un raid.
13.2 Pour les activités passeport Expé organisées par les participants un contrat d’engagement sera fait entre l’ASBL, le participant (ainsi que les responsables légaux du participants si nécessaires). Celui-ci sera complémentaire au présent règlement.
13.3. Sur demande, une copie de ce règlement sera envoyée par mail ou par courrier postal à toute personne désirant en prendre connaissance.
13.4. Ce règlement est seul applicable et remplace toute disposition antérieure, qui est déclaré nulle. Les seules autres dispositions réglementant l’ASBL et ses activités sont les statuts, disponible sur le site de l’ASBL et le manuel de l’accompagnateur, signé par lui-même.
13.5. Pour tout problème hors de ces dispositions, le conseil d’administration et le président sont seul compétents, les chefs de staffs sont compétents pour les décisions urgentes, sous la condition d’une consultation ultérieure du conseil d’administration. . Les accompagnateurs sont compétents pour les décisions urgentes si le président ou le chef de staff ne sont pas directement joignables, aussi sous la condition d’une consultation ultérieure du conseil d’administration
